修改是起草者对文稿所做的加工和润饰工作。“文不厌改”,要写出高质量的实用文,就必须认真地进行修改。毛泽东同志说:“孔夫子提倡‘再思’,韩愈也说‘行成于思’,那是古代的事情。现在的事情,问题很复杂,有些事情甚至想三四回还不够。鲁迅说‘至少看两谊’至多呢?他没有说,我看重要的文章不妨看它十多扇,认真地加以删改,然后发表。文章是客观事物的反映,而事物是曲折复杂的,必须反复研究、才能反映恰当;在这里粗心大意,就是不懂得做文章的起码知识。”这段话,从根本上说明了修改文章的必要性。郑板桥有画竹诗一首:“四十年来画竹枝,日间写来夜间思。削尽冗繁留清疲,画到生时是熟时。”这首诗说的是画竹,修改文章又何尝不是如此呢。

对实用文来说,由于它是要办事和应用的、因此*反复修改就有着更加重要的意义。只有认真修改,才能保证其观点、意见、办法的正确性和可靠性,才能保证实用文在实践中的正确、可行。

实用文修改的范围主要包括:深化主题,审阅内容,调整结构,修正语句和标点符号。这里关键的就是要处理好内容与形式的关系。观点的订正,材料的增删都要根据思想内容的需要而定,根据主题的表现需要而定,不可敝帚自珍,妨碍和干扰主题的表现。

实用文修改的方法是先整体后局部。一般是发现问题不要马上修改,而应反复阅读几遍,从整体上把握文章的结构,然后从大的段落、观点上进行修改,在把握全局的基础上,再就每一具体问题进行修改,以便整篇文章贯通,最后再逐字逐句加以推敲。