实用文的种类繁多,体裁多样,这样就使得实用文的材料具有自己独有的特点。在其他类型的文章中,材料不仅是形成主题的依据,而且同时又是表现主题的手段,二者是统一的,是“一元化”的。而实用文的情况较为复杂,它的材料在形成与表现主题问题上具有“二元化”的特点。有的实用文,材料的使用与其他文章相同,材料不仅足提炼主题的依据,同时也是文章中主题表现的手段,如调查报告、工作总结等。但更多实用文材料只作为主题的根据,文章中部并不摄取或较少摄取“材料”,而是由大大小小总体约、分支的观点、主张、措施、意见、办法、要求、安排构成的。如指示、通知以及各种规章制度类实用文。

实用文中材料摄取量的大小,根据不同用途的需要,大致有三种情况:

1  较多地摄取材料。这主要是以“传递情况”为主要用途的实用文,加工作总结、情况报告、调查报告、典型材料、简报、通报等。这类实用文主要用于提供情况,供有关人员参考,离开了事实和材料,它们也就失去了存在的价值。

2  较少地摄取材料。这主要是那些以“办事”为主要用途的实用文,如决定、指示、通知、会议纪要、有关信函等。这类实用文的内容,大部分由作者的主张、要求、措施、观点所构成,使对方了解意图和知道做法。有时为了便于对方了解发文意图,了解要解决的问题,适量地摄取一些背景性质的材料,但所提供的只是事实梗概、情况综合等。而不展开叙述。

3  完全不用材料。也就是说实用文完全由主张或措施、要求、意见构成,如各种法规和规章制度等。这类实用文的用造就在于明法、宣政、布令,要求普遍地无条件地遵守执行,因而不用事实论证,表现出一种毋庸置疑的态度和庄重的风格。