实用文结构的作用主要体现在以下三个方面：
1 使文章表达“言之有序”。写文章有了明确的主题，就可以“言之有理”；有了充分的材料，就可以“言之有物”：有了精练的语言，就可以“言之有文”；有了严密的结构，才能“言之有序”。也就是说，结构安排得好，才能使实用文中所要表述的思想内容得到完满的表达。就像同于一件工作，在汇报时，有的人说得头头是道．使听者听得津津有味；有的人说得颠三倒四，杂乱无章，使听的人莫名其妙。这是为什么呢?道理很简单，就是说话的人是否把话说得主次分明．条理清晰，言之有序。实用文的写作，一定要事先理情思路，构思结构，而不要急急忙忙地动笔。只有把层次段落．开头结尾，过渡照应，材料与观点的搭配等工作安排好了，才能动笔写作。
2 使写作者心中有全形。实用文在动笔写作之前，心中必须有一个整体的思考，做到心中有数。文章的结构可以说是提供了一篇文章的全形，虽然它还不是文章，但文章的全貌通过结构的纲目已经显露出来。清代著名戏曲评论家李渔在《闲情偶寄》中就指出：结构“如造物之赋形，当其稿血初凝，胞胎未就、先为制定全形，使点血而具五官百骸之势’。也就是说，对文章结构进行周密的构思安排，就好保“十月怀胎”一样，对胎儿“先为制定全形”，等到“一朝分娩”时，就会产生一个“五官’俱全、“百骸”齐备、形体完美的婴儿。全形对于写作者十分更要，它可以防止由于整体不清而在写作过程中思绪断裂，写写停停的现象发生，避免内容轻重不一、繁简失当的现象。
3．使文章层次分明，具有逻辑性，方便读者阅读。实用文是社会活动的客观反映，而社会活动得以进行是遵循一定的客观规律，有条理地开展的结果。只有通过构思结构，使文章具有逻辑性，才能更好地反映客观事物的规律性。一个好的结构构思，是有次序地组织安排树料，形成合理的篇章结构，这正是事物客观规律的反映。例如指令性实用文做出的决定，法规性实用文提出的措施，告知性实用文提出的知照事项，调查总结性实用文中的经验体会等，都须分条款说明，这些条款有先后顺序的问题，不能随意颠倒*又例如实用文中的层次、段落等结构要素，它们都有内在的逻辑联系，有机地组合在一起，从整体上反映主题，反映客观社会活动的规律。