语言表达的明确性是实用文的功用所决定的。明确才便于理解,便于执行,才能避免费时误事。明确性要求在语言的表达上必须做到:

(1)体式使用范围明确。实用文必须根据办事内容和行文关系等,准确地使用相应的体式,以避免表意不明确。

(2)运用语气准确。语气对表意起辅助作用c语气不同,扩表达的意思也就各异。选择恰当语气,才能准确传情达意。语气准确主要应做到三点:一是语气与体式相吻合。实用文多用宜陈语气;其次是祈使语气;再次是疑问语气,一般不用感叹语气c二是语气与对象相吻合。如对上级、外单位,对年长、有地位的人,语气应当恳切尊重。三是在同一体式中,语气的使用,应协调一致,使表意更加鲜明有力。

(3)用词准确妥当。用词准确妥当,应注意恰当地选用近义词;要使用不产生歧义的词语;要仔细辨别词义,不可用错;要使用规范化的词语,不可乱用外来语,不用“黑话”、口语,坚持用字规范化,不可生造词语;要使用规范的简称;要使用精确的词语;要注意词的文化含义;要恰当使用模糊词语等。

(4)句式严密明确。即要恰当地使用复杂单句.定语的使用要注意其必要性和准确性。要准确使用插入语,注意注释、举例、范围、强调等情况下的插入语的不同。